Aylık hizmet

Dış kaynak ihracat satış departmanı

Dış kaynak ihracat satış departmanı, fabrikanızın ihracat birimini işe alım yapmadan kurmanın yoludur. Firmanız adına yazışan, görüşen, teklif hazırlayan ve siparişi takip eden bir satış ekibi devreye girer. Ekip bizim kadromuzda, iş sizin adınıza yürür.

Kısaca

Sözleşme: 12 ay
Fesih hakkı: 3. ay sonunda
Bedel: 75.000 TL/ay + %3
Raporlama: Aylık

Kapsam görüşmesi al

Neden dış kaynak

İhracat departmanı kurmak neden zor

Sorun bütçe değil, doğru kişinin bulunamaması ve bulunduğunda tek kişiye bağımlı kalınması.

Doğru profil piyasada az

İyi bir ihracat satışçısı hem teknik ürünü anlatabilmeli, hem İngilizce müzakere edebilmeli, hem de dış ticaret evrakını bilmeli. Bu üçünün bir arada olduğu kişi sınırlı sayıda ve genelde zaten bir yerde çalışıyor.

Tek kişiye bağımlılık

Bulduğunuzda tüm alıcı ilişkisi o kişinin kişisel ağına yazılıyor. Ayrıldığında yazışma geçmişi, ilişki ve çoğu zaman müşteri de gidiyor. Kurumsal hafıza oluşmuyor.

İlk yıl büyük ölçüde öğrenme yılı

Yeni alınan personel ürünü, pazarı ve süreci öğrenirken bir yıl geçiyor. Bu süre boyunca maliyet sabit, çıktı belirsiz. Sonuç alınamadığında baştan başlanıyor.

İç ekip mi dış kaynak mı sorusunun maliyet tarafını kalem kalem karşılaştırdığımız yazı: İhracat departmanı kurmak mı, dış kaynak mı?

Süreç

Devralmadan siparişe

Adım 1
Devralma
İlk iki hafta: ürün eğitimi, fiyat listesi, kapasite sınırları, mevcut müşteri ve bayi haritası, geçmiş yazışmaların incelenmesi. Neyi satıp neyi satamayacağımızı netleştiririz.
Adım 2
Altyapı kurulumu
Kurumsal e-posta, İngilizce tanıtım seti, ürün kataloğunun satış diline çevrilmesi, teklif şablonları ve CRM kaydı. Bu aşama olmadan temasa başlamıyoruz.
Adım 3
Aktif temas
Alıcı listesinden sıralı temas, takip mesajları, gelen taleplerin niteliklendirilmesi, görüşmelerin ayarlanması. Haftalık ölçüm: kaç temas, kaç cevap, kaç görüşme.
Adım 4
Sipariş ve büyütme
İlk siparişten sonra asıl iş başlıyor: tekrar sipariş, ürün gamının genişletilmesi, ödeme koşullarının iyileştirilmesi ve alıcının kendi pazarında büyümesine destek.

Kapsam

Neler dahil, neler değil

Kapsam sözleşmede aynı başlıklarla yer alır. Sonradan çıkan kalem olmaması için baştan yazıyoruz.

Dahil

Firmanıza atanmış satış sorumlusu ve destek ekibi
Firma alan adınızda kurumsal e-posta ve gerekirse ayrı telefon hattı
Sürekli alıcı havuzu genişletme çalışması
İngilizce ve pazarın dilinde tüm yazışma yönetimi
Online görüşmelerin ayarlanması ve yürütülmesi
Teklif, proforma fatura ve sözleşme taslakları
Numune süreci, sevkiyat ve tahsilat koordinasyonu
Mevcut alıcılarda tekrar sipariş ve hacim büyütme
Fuar öncesi randevu planlaması
Aylık yazılı satış raporu ve yönetim toplantısı

Dahil değil

Fuar katılım, stand ve seyahat masrafları
Nakliye, gümrük, sigorta ve banka masrafları
Sertifikasyon, test ve ürün uyum masrafları
Reklam ve dijital pazarlama bütçesi
Ürün fiyatlandırma kararının kendisi — onay her zaman sizde

Ölçüm

Ne ölçüyoruz, size ne raporluyoruz

Aylık raporda yorum değil sayı var. Aşağıdaki başlıklar her ay aynı biçimde gelir; böylece aylar karşılaştırılabilir.

Gösterge	Ne anlama geliyor	Sağlıklı seyir
Yeni temas sayısı	Ay içinde ilk kez yazılan alıcı firma sayısı	Havuz her ay büyümeli
Cevap oranı	Yazılan alıcılardan dönüş alınan oran	Düşüyorsa mesaj veya liste hatalı
Görüşme sayısı	Yapılan online veya yüz yüze toplantı	Cevapların bir kısmı görüşmeye dönmeli
Numune talebi	Numune isteyen alıcı sayısı	Ciddi ilginin ilk somut işareti
Verilen teklif ve tutarı	Ay içinde çıkan teklifler	Teklif hacmi ciroyu önceden gösterir
Sipariş ve tahsilat	Kesinleşen sipariş ve tahsil edilen bedel	Prim hesabının dayanağı

Sektör ortalaması diye bir oran yazmıyoruz; bu rakamlar ürüne, pazara ve fiyat konumuna göre çok değişiyor. Kendi verinizi ilk üç ayda biriktiriyoruz ve sonraki hedefleri o veriye göre kuruyoruz.

Sıkça sorulanlar

Sözleşme öncesi sorulanlar

Ekibiniz bizim firmamız adına mı görünüyor?

Evet. Firmanızın alan adında kurumsal e-posta adresi ve gerekiyorsa ayrı bir telefon hattı açılır. Alıcı, karşısındakini firmanızın ihracat sorumlusu olarak tanır. Aracı olduğumuzu söylemeyiz çünkü aracı değiliz; sizin satış departmanınız olarak çalışırız.

Kaç kişi çalışıyor, kim ne yapıyor?

Firmanıza bir satış sorumlusu atanır; günlük yazışma, görüşme ve teklif takibi onda olur. Pazar araştırma, operasyon (numune, evrak, sevkiyat takibi) ve hesap yönetimi işleri de kapsama dahildir. Ekip yapısı ve kaç kişinin çalışacağı sözleşmede yazılı olarak belirlenir.

Kendi personelimizi almaktan pahalı değil mi?

Karşılaştırmayı gerçek maliyetle yapmak gerekiyor: brüt maaş, SGK işveren payı, kıdem karşılığı, ekipman, eğitim süresi ve ilk yıl büyük ihtimalle sonuç alamama riski. Buna bir de doğru kişiyi bulma süresi ekleniyor. Ayrıntılı karşılaştırmayı ilgili blog yazımızda tablo hâlinde bulabilirsiniz.

Sözleşme süresi ne kadar, çıkmak istersek ne oluyor?

Standart sözleşme 12 ay. 3. ayın sonunda iki tarafın da tek taraflı fesih hakkı var; bunu bilerek koyuyoruz çünkü üç ay sonunda çalışmanın yürüyüp yürümediği belli oluyor. Fesih hâlinde o güne kadar toplanan tüm alıcı verisi, yazışma geçmişi ve dosyalar size devredilir.

Bizim de bir şey yapmamız gerekiyor mu?

Evet, üç konuda: fiyat onayı, numune gönderimi ve teknik soruların cevaplanması. Haftada ortalama 1–2 saatlik bir yük. Bu üç konuda geç dönen firmalarda süreç yavaşlıyor; alıcı 48 saat içinde cevap bekliyor.

Başarı primi nasıl hesaplanıyor?

Tam kapsamlı pakette aylık sabit bedele ek olarak, bizim getirdiğimiz alıcılardan gelen tahsil edilmiş ihracat cirosu üzerinden yüzde alınır. Oran sektöre ve marja göre sözleşmede yazılır. Mevcut müşterilerinizden gelen siparişler prim hesabına girmez.

Aylık hizmete geçmeden önce çoğu firma Hedef Pazar Raporu ile başlıyor. Paket kapsamları ve bedeller için fiyatlar sayfasına bakın.

Ekibinizi kurmadan önce konuşalım

Kapsam görüşmesinde ürününüzü, mevcut ihracat hacminizi ve hedefinizi konuşuruz. Uygun olmadığınızı düşünüyorsak bunu ilk görüşmede söyleriz.

Telefon: 0533 229 52 41
E-posta: info@hubenco.com.tr
Ofis: Gebze, Kocaeli

WhatsApp'tan yazın