Proforma fatura oluşturucu

Proforma fatura bir ön fatura; satış gerçekleşmeden önce alıcıya verilen bağlayıcı olmayan tekliftir. Buna rağmen resmî bir belge gibi dolaşır: alıcı ithalat iznini bununla alır, bankasına akreditif açtırmak için bunu sunar, bazı ülkelerde gümrük ön beyanı bunun üzerinden yapılır. Bu yüzden özensiz hazırlanmış bir proforma sadece kötü görünmez, süreci fiilen durdurur.

1. Adım 1

   Belge dilini alıcıya göre seçin

   İhracatta proforma çoğunlukla İngilizce düzenlenir, çünkü belgeyi alıcının bankası ve gümrüğü de okuyacak. Dil seçimi yalnızca etiketleri değiştirir; girdiğiniz ürün açıklaması ve firma bilgileri olduğu gibi kalır.

2. Adım 2

   Satıcı ve alıcı bilgilerini eksiksiz doldurun

   Alıcının vergi veya VAT numarası, akreditifli işlemlerde bankanın belge kontrolünde baktığı ilk alanlardan biri. Eksik ya da hatalı bir unvan, akreditif şartlarına uymama gerekçesiyle ödemenin gecikmesine yol açabiliyor.

3. Adım 3

   Ürün satırlarına GTİP kodunu mutlaka yazın

   GTİP kodu hem alıcının ithalat vergisini hesaplamasını sağlar hem de gümrük beyanının temelini oluşturur. Kodu yanlış yazmak alıcı tarafta beklenmedik vergiye ve malın gümrükte beklemesine sebep oluyor.

4. Adım 4

   Teslim şeklini teslim yeriyle birlikte belirtin

   Incoterms terimi tek başına yeterli değil; her terim bir yer adıyla anlam kazanır. FOB Mersin ile FOB İzmir farklı maliyetler doğurur. Teslim yerini yazmadığınız bir proforma müzakerede tartışma çıkarır.

5. Adım 5

   Geçerlilik süresi koyun

   Proforma bir teklif belgesidir ve fiyatınızı süresiz bağlamaz. Navlun ve hammadde fiyatları oynadığı için otuz gün gibi bir geçerlilik süresi yazmak, eski bir proformayla karşınıza gelinmesini önler.

6. Adım 6

   Yazdır düğmesiyle PDF olarak kaydedin

   Yazdırma penceresinde hedef olarak PDF olarak kaydeti seçin. Çıktıda menü, form alanları ve site öğeleri görünmez; yalnızca belgenin kendisi basılır. Boş bıraktığınız alanlar da çıktıya girmez.

Proforma ile ticari faturayı karıştırmayın. Proforma teklif aşamasındadır ve muhasebe kaydı doğurmaz; ticari fatura ise sevkiyat gerçekleştiğinde düzenlenir, resmî kayda girer ve gümrük beyannamesinin dayanağıdır. İkisinin içeriği büyük ölçüde örtüşür, bu yüzden proformayı doğru kurmak sonraki adımı da kolaylaştırır.