Proforma fatura nasıl hazırlanır? Örnek ve şablon

Proforma fatura, ihracatta alıcıyla aranızdaki ilk resmî belge. Bir fatura değil, bir teklif; ama teklif olduğu kadar da bir taahhüt. Alıcı bu belgeye bakarak akreditif açtırıyor, ithalat izni alıyor ve satın alma onayını çıkarıyor. Bu yüzden proformadaki bir eksik, sonraki üç ayı bozabiliyor.

Bu yazıda proforma faturanın ne olduğunu, hangi alanları içermesi gerektiğini ve en sık yapılan hataları anlatıyoruz. Sonunda kopyalayıp kullanabileceğiniz bir şablon var.

Proforma fatura nedir, ticari faturadan farkı ne?

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce düzenlenen ve satışın koşullarını gösteren belgedir. Muhasebe kaydına girmez, vergi doğurmaz, ödeme talebi değildir.

Ticari fatura (commercial invoice) ise satış gerçekleştikten sonra düzenlenir, muhasebeleştirilir ve gümrük işlemlerinde esas alınır.

Alıcı proformayı üç iş için kullanıyor: iç onay almak, akreditif açtırmak ve gerekiyorsa ithalat izni başvurusu yapmak. Bu üç işin hepsinde belge harfiyen okunuyor.

Proforma faturada bulunması gereken alanlar

Taraflar

Satıcı bilgileri: firma ticaret unvanı (kısaltma değil, resmî unvan), açık adres, vergi numarası, telefon, e-posta, yetkili kişi adı.

Alıcı bilgileri: firma unvanı, açık adres, ülke, varsa vergi/kayıt numarası, muhatap kişi.

Alıcı unvanının birebir doğru yazılması kritik. Akreditif açıldığında bankalar belgeleri harf harf karşılaştırıyor; unvandaki tek harflik fark, ödeme sürecini durdurabiliyor.

Belge bilgileri

Proforma numarası, düzenleme tarihi ve geçerlilik süresi. Geçerlilik süresi en çok atlanan alan. Hammadde fiyatı dalgalanan sektörlerde süresiz proforma, üç ay sonra gelen bir siparişle sizi zarara sokabiliyor. Plastik ve kimya gibi sektörlerde bu süre bir haftaya kadar kısalabiliyor.

Ürün bilgileri

Her ürün satırı için: ürün tanımı (alıcının anlayacağı biçimde, İngilizce), GTIP/HS kodu, miktar ve birim, birim fiyat, satır toplamı.

Ürün tanımı konusunda iki uç var. Çok kısa yazmak ("Steel bracket") gümrükte sorun çıkarıyor; çok uzun yazmak akreditif belgeleriyle uyuşmazlık riskini artırıyor. Doğru denge: ürünü tanımlayacak kadar ayrıntı, fazlası değil.

Ticari koşullar

Teslim şekli (Incoterms): EXW, FOB, CIF gibi. Kural adının yanına teslim yerini de yazın: "FOB Istanbul", "CIF Hamburg". Sadece "FOB" yazmak eksiktir. Ayrıca hangi Incoterms sürümünü kullandığınızı belirtin.

Ödeme koşulu: peşin, mal mukabili, vesaik mukabili, akreditif. Akreditifli çalışıyorsanız akreditif türünü ve vadesini de yazın.

Teslim süresi: "siparişin ve avansın alınmasından itibaren X gün" biçiminde yazın. Sadece "30 gün" yazmak, sürenin ne zaman başladığını belirsiz bırakıyor ve en sık yaşanan anlaşmazlık konusu bu.

Menşe ülke: Türkiye. Tercihli ticaret anlaşmalarından yararlanmak için gerekli.

Ambalaj bilgileri: koli/palet sayısı, brüt ve net ağırlık, hacim (m³). Alıcı navlun hesabı için bu bilgilere ihtiyaç duyuyor.

Banka bilgileri: banka adı, şube, IBAN, SWIFT kodu, hesap sahibi unvanı.

Toplam ve para birimi

Ara toplam, varsa navlun ve sigorta kalemleri, genel toplam. Para birimini her tutarın yanında açıkça yazın (USD, EUR). Rakamla yazılan toplamın yanına yazıyla da yazmak, akreditifli işlemlerde tavsiye ediliyor.

Örnek şablon

Aşağıdaki yapıyı kendi antetli kağıdınıza uyarlayabilirsiniz.

PROFORMA INVOICE

Proforma No: PI-2026-0142          Date: 12.05.2026
                                    Valid until: 26.05.2026

SELLER                              BUYER
[Resmî ticaret unvanı]              [Alıcı firma unvanı]
[Adres]                             [Adres]
[Şehir / Ülke]                      [Şehir / Ülke]
Tax No: [VKN]                       Reg/VAT No: [ ]
Contact: [Ad Soyad]                 Contact: [Ad Soyad]
Tel / E-mail: [ ]                   Tel / E-mail: [ ]

No | Description of Goods | HS Code | Qty | Unit | Unit Price | Amount
 1 | [Ürün tanımı]        | [ ]     | [ ] | pcs  | [ ] USD    | [ ] USD
 2 | ...                  |         |     |      |            |

                                    Subtotal (FOB) : [ ] USD
                                    Freight        : [ ] USD
                                    Insurance      : [ ] USD
                                    TOTAL (CIF)    : [ ] USD
                                    Say: [tutar yazıyla] US Dollars

Country of Origin : Türkiye
Delivery Term     : CIF Hamburg (Incoterms 2020)
Delivery Time     : 30 days after receipt of order and advance payment
Payment Term      : 30% advance, 70% against B/L copy
Packing           : [ ] pallets, Gross [ ] kg, Net [ ] kg, Volume [ ] m³
Port of Loading   : [ ]
Port of Discharge : [ ]

BANK DETAILS
Bank / Branch : [ ]
Account Name  : [Resmî unvan]
IBAN          : [ ]
SWIFT         : [ ]

Authorized Signature & Company Stamp
[Ad Soyad / Unvan]

Alan alan açıklamalı örnek

Şablonu doldururken en çok tereddüt edilen alanları tek tek açalım.

Proforma numarası

Kendi iç sıra numaranız. Yıl ve sıra içeren bir biçim (PI-2026-0142) işlerinizi kolaylaştırır: alıcı sonradan atıfta bulunduğunda hangi teklifi kastettiği anlaşılır. Aynı alıcıya revize teklif gönderiyorsanız yeni numara verin, eski numarayı revize etmeyin; akreditif açılırken hangi belgenin esas alındığı tartışma konusu olabiliyor.

Ürün tanımı

Alıcı, gümrük ve banka aynı satırı okuyor ama farklı şeyler arıyor. Alıcı ürünü tanımak, gümrük tarife sınıflandırmasını doğrulamak, banka ise akreditif metniyle karşılaştırmak istiyor.

Pratik kural: malzeme + ürün adı + ayırt edici teknik özellik + model kodu. Örnek: Stainless steel kitchen sink, single bowl, 500x400 mm, Model TS-500. Renk, ambalaj ve kalite sınıfı gibi ayrıntıları ayrı bir "Remarks" satırına yazın; ana tanımı kısa tutmak akreditif uyuşmazlığı riskini azaltıyor.

Miktar ve tolerans

Dökme ürünlerde tam miktar yüklemek çoğu zaman mümkün olmuyor. Bu durumda miktarın yanına toleransı yazın: 10.000 kg (+/- 5%). Toleransı proformada belirtmezseniz akreditifte de yer almıyor ve eksik ya da fazla yüklemede belge uyuşmazlığı doğuyor.

Birim fiyat ve toplam

Birim fiyatın hangi teslim şekline ait olduğunu her satırda değil, tablonun altında bir kez yazın. Aynı proformada hem FOB hem CIF fiyat vermeyin; alıcı hangisini onayladığını karıştırıyor. Kapı fiyatı isteniyorsa ayrı bir proforma düzenleyin.

Ambalaj ve ölçüler

Koli sayısı, palet sayısı, brüt ağırlık, net ağırlık ve toplam hacim. Bu dört bilgi olmadan alıcı navlun hesabı yapamaz ve teklifi değerlendiremez. Konteyner bazlı çalışıyorsanız kaç konteynere sığdığını da yazın: 1 x 40'HC container. Hacimli ürünlerde bu satır, fiyattan daha belirleyici olabiliyor.

Banka bilgileri

Hesap sahibi unvanının fatura üzerindeki satıcı unvanıyla birebir aynı olması gerekiyor. Farklı olduğunda karşı bankanın uyum birimi transferi durdurabiliyor. IBAN ve SWIFT kodunu kopyala-yapıştır yerine bankanızın resmî belgesinden alın; bir hane hata transferi haftalarca geciktiriyor.

Proformayı e-posta ile gönderirken

Belge kadar, belgeyi gönderdiğiniz mesaj da önemli.

• Konu satırına proforma numarasını ve firma adını yazın. Alıcı kutusunda haftalar sonra arattığında bulunabilmeli.
• PDF olarak gönderin. Word veya Excel dosyası hem biçim bozuluyor hem de değiştirilebilir olduğu için ciddiyet kaybı yaratıyor.
• Gövde metnini kısa tutun. Üç cümle yeterli: neyi teklif ettiğiniz, geçerlilik süresi ve bir sonraki adım.
• Ekte fazladan doküman göndermeyin. İlk proformaya katalog, sertifika ve fabrika sunumunu birlikte iliştirmek dikkati dağıtıyor. Alıcı sorarsa gönderin.
• Takip tarihini kendinize not edin. Geçerlilik süresi dolmadan birkaç gün önce hatırlatma yapmak, teklifin unutulmasını engelliyor ve doğal bir temas sebebi yaratıyor.

En sık yapılan yedi hata

1. Geçerlilik süresi yazmamak. Fiyat dalgalandığında eski proformayla gelen sipariş sizi bağlıyor.

2. Teslim yerini belirtmemek. "FOB" tek başına anlamsız; yükleme limanı yazılmalı.

3. Teslim süresinin başlangıcını tanımlamamak. "Siparişten itibaren" mi, "avans ödemesinden itibaren" mi? Bu fark, gecikme tartışmasının merkezinde.

4. Alıcı unvanını yaklaşık yazmak. Akreditifli işlemlerde belge uyuşmazlığı doğuruyor. Uyuşmazlık, ödemenin gecikmesi demek.

5. Ambalaj ve ağırlık bilgisini boş bırakmak. Alıcı navlun hesabı yapamıyor ve teklifi değerlendiremiyor; süreç sessizce duruyor.

6. HS kodunu yazmamak. Alıcı kendi ülkesindeki gümrük vergisini hesaplayamıyor. Bu bilgi olmadan toplam maliyeti göremeyen alıcı karar veremiyor.

7. İmza ve kaşe olmadan göndermek. İmzasız proforma, birçok ülkede iç onay süreçlerinde kabul edilmiyor.

Proforma ne kadar bağlayıcı?

Sık sorulan ve yanlış bilinen bir konu. Proforma fatura tek başına bir satış sözleşmesi değildir; bir tekliftir. Ancak alıcı tarafından imzalanıp geri gönderildiğinde veya karşılığında avans ödendiğinde, tarafların üzerinde anlaştığı koşulları gösteren bir belge hâline gelir ve uyuşmazlıkta delil olarak kullanılır.

Pratik sonuçlar:

• Geçerlilik süresi içinde verdiğiniz fiyattan dönmeniz zor. Süre yazmak bu yüzden bir formalite değil, bir koruma.
• Teslim süresi taahhüdü ciddiye alınıyor. "30 gün" yazdıysanız ve süre aşılırsa, alıcı bunu tazminat talebine dayanak yapabiliyor. Bu yüzden süreyi üretim planınıza göre değil, en kötü senaryoya göre yazın.
• İmzalı proforma bazı ülkelerde ithalat izni için yeterli. Alıcı bu belgeyi kendi resmî işlemlerinde kullanıyor; hatalı bilgi onun sürecini de bozuyor.

Daha büyük ve karmaşık işlerde proformanın yerini ayrı bir satış sözleşmesi alıyor: kalite spesifikasyonu, muayene yöntemi, gecikme cezası, mücbir sebep, uyuşmazlık çözüm mercii gibi maddeler proformaya sığmıyor. Yüksek tutarlı siparişlerde proformayı sözleşmenin yerine koymayın; sözleşme taslağı için ihracat danışmanlığı hizmetimize bakabilirsiniz.

Proforma sonrası ne oluyor?

Proforma kabul edildiğinde sıra şuraya geliyor:

1. Sipariş onayı. Alıcı proformayı imzalayıp geri gönderiyor veya satın alma emri düzenliyor.
2. Ödeme koşulunun işletilmesi. Avans geliyor ya da akreditif açılıyor. Akreditif metnini mutlaka kontrol edin; şartlar proformadaki koşullarla uyuşmuyorsa değişiklik isteyin. Konuyu akreditif nedir, nasıl açılır yazısında ayrıntılandırdık.
3. Üretim ve sevkiyat hazırlığı.
4. Ticari faturanın düzenlenmesi ve gümrük işlemleri.

Proformadaki her satır, bu dört adımın hepsinde referans alınıyor. Baştan doğru yazılmış bir proforma, sonraki üç ayı sorunsuz geçiriyor.

Revize proforma nasıl gönderilir?

Alıcı miktarı, ambalajı veya teslim yerini değiştirdiğinde yeni bir proforma gerekiyor. Uygulamadaki kurallar:

• Yeni numara verin. PI-2026-0142 yerine PI-2026-0158. Aynı numarayı farklı içerikle iki kez göndermek, akreditif aşamasında hangi belgenin esas alındığını belirsizleştiriyor.
• Neyin değiştiğini mesajda yazın. "Miktar 500'den 800 adede çıktığı için birim fiyat güncellendi" gibi tek cümle. Alıcı iki belgeyi yan yana koyup fark aramak zorunda kalmasın.
• Eski proformayı geçersiz kılın. Mesajda açıkça belirtin: "Bu belge PI-2026-0142 numaralı proformanın yerine geçer."
• Geçerlilik süresini yeniden başlatın. Revize belgede yeni bir tarih aralığı olmalı.

Bir uyarı: art arda gönderilen çok sayıda revize, alıcıda "bu firma fiyatını bilmiyor" izlenimi bırakıyor. İkiden fazla revize gerekiyorsa telefonla konuşup koşulları netleştirin, sonra tek bir belge gönderin.

Fiyatı proformaya yazmadan önce

Proforma bir fiyat belgesi ve o fiyatın doğru hesaplanmış olması gerekiyor. FOB ile CIF arasındaki farkı, navlun ve sigortayı fiyata nasıl yansıtacağınızı ihracat fiyatı nasıl hesaplanır yazısında örnek hesapla anlattık.

Belgeyi göndermeden önce son bir kontrol yapın: satıcı ve alıcı unvanları resmî kayıtlarla birebir aynı mı, teslim şeklinin yanında yer adı yazıyor mu, teslim süresinin başlangıcı tanımlı mı, geçerlilik tarihi konmuş mu, ambalaj ve ağırlık satırları dolu mu, banka bilgileri hesap sahibi unvanıyla eşleşiyor mu? Bu altı kontrol iki dakika sürüyor ve proforma kaynaklı sorunların neredeyse tamamını daha belge çıkmadan eliyor.

Teklif ve proforma süreçlerini firmanız adına yürütmemizi isterseniz dış kaynak satış departmanı hizmetimize, fiyatlama ve belge altyapısını kurmak için ihracat danışmanlığı sayfamıza bakabilirsiniz.