İhracatçı birliğine üyelik nasıl yapılır?

İhracata başlayacak firmaların ilk karşılaştığı resmî adım ihracatçı birliği üyeliği. Prosedür karmaşık değil ama iki noktada sık hata yapılıyor: hangi birliğe kayıt olunacağı ve üyeliğin ne anlama geldiği.

Üyelik zorunlu, ama "ihracat lisansı" değil

Önce bir ayrımı netleştirelim, çünkü ikisi sürekli karıştırılıyor.

Türkiye'de genel bir ihracat lisansı yok. Vergi mükellefi bir işletmeyseniz ihracat yapabilirsiniz; ayrıca alınacak bir "ihracatçı belgesi" bulunmuyor.

Buna karşılık ihracat beyannamesi, ilgili ihracatçı birliğinin onayı üzerinden kayda giriyor. Yani üyelik bir izin değil, işlemin geçtiği kanal. Pratik sonuç aynı: üye olmadan sevkiyatı tamamlayamıyorsunuz.

Bu ayrım önemli çünkü "ihracat için önce izin almam lazım" diye düşünen firmalar olmayan bir belgeyi arıyor. Aranacak şey belge değil, doğru birliğe kayıt.

Hangi birliğe üye olacaksınız: ürün belirler, firma değil

Bu, en sık yapılan hata.

Üyelik ihraç edeceğiniz ürünün GTİP koduna göre belirleniyor; firmanızın ticaret sicilindeki ana faaliyet alanına göre değil.

Somut örnek: mobilya üreten bir firma, ürettiği metal ayakları ayrı bir kalem olarak ihraç edecekse, mobilya birliğine değil o metal ürünün bağlı olduğu birliğe kaydoluyor. Firmanın kendini nasıl tanımladığı önemli değil; beyannameye yazılacak kod önemli.

Bu yüzden üyelik başvurusundan önce ürününüzün GTİP kodunu netleştirmiş olmanız gerekiyor. Kodu bulma yöntemi GTİP kodu nedir, nasıl bulunur rehberinde; pozisyonu hızlıca görmek için GTİP kodu arama aracını kullanabilirsiniz.

Başvuru nereye yapılır

İhracatçı birlikleri, bölgesel genel sekreterlikler altında örgütlü. Başvurunuzu, ürününüzün bağlı olduğu birliğin bulunduğu genel sekreterliğe yapıyorsunuz.

Firmanızın bulunduğu il ile başvuracağınız genel sekreterlik aynı olmak zorunda değil; belirleyici olan ürün grubu. Bazı ürün grupları tek bir genel sekreterlik altında toplandığı için, o ürünü ihraç eden tüm firmalar oraya kaydoluyor.

Başvurular günümüzde ağırlıklı olarak elektronik ortamda alınıyor. Güncel başvuru kanalı ve varsa fiziksel evrak gerekliliği için ilgili genel sekreterliğin kendi duyurusuna bakın.

Gerekli evraklar

Aşağıdaki liste yaygın olarak istenen belgeleri gösteriyor. Kesin liste birliğe ve başvuru kanalına göre değişebiliyor.

Başvuru öncesi güncel listeyi teyit edin. Süreci uzatan şey neredeyse her zaman eksik evrak oluyor; bir telefonla alınan doğrulama günler kazandırıyor.

Aidat ve ödemeler

Üyelikte üç tür ödeme gündeme gelebiliyor:

• Giriş aidatı — kayıt sırasında bir kereye mahsus.
• Yıllık aidat — üyeliğin devamı için.
• Beyanname başına nispi ödeme — her ihracat işleminde, beyan değeri üzerinden hesaplanan bir kesinti.

Tutarlar birliğe ve döneme göre değişiyor. Bu rehberde rakam vermiyoruz; güncel tutarlar için ilgili ihracatçı birliğinin kendi duyurusuna bakın veya genel sekreterliğe sorun. Eskimiş bir rakama göre bütçe kurmak, hiç rakam bilmemekten daha yanıltıcı.

Üye olmadan ihracat denenirse ne oluyor

Teorik bir soru değil; sıkça yaşanıyor.

Firma alıcıyı buluyor, fiyatı anlaşıyor, malı hazırlıyor ve sevkiyat gününde beyanname aşamasında takılıyor. Çünkü beyan, ilgili birliğin onayı olmadan tamamlanmıyor.

Bu noktada iki maliyet birden doğuyor:

• Zaman. Üyelik başvurusu evraklar hazırsa hızlı, ama sevkiyat gününde başlatıldığında araç veya konteyner bekliyor. Bekleme masrafı genellikle satıcıya çıkıyor.
• Güven. Alıcı gecikmenin sebebini soruyor ve "henüz kayıt yaptırmamıştık" cevabı ilk siparişte kötü bir izlenim bırakıyor.

Bu yüzden üyelik, alıcı bulunmadan önce halledilmesi gereken bir kalem. Bir kereye mahsus, günlerle ölçülen bir işlem; sevkiyata bırakılacak bir şey değil.

Genel sekreterlik yapısı

İhracatçı birlikleri tek tek bağımsız kurumlar değil; bölgesel genel sekreterlikler altında toplanmış birlikler hâlinde örgütlü. Uygulamada bunun iki sonucu var.

Birincisi, muhatabınız birlik değil onu barındıran genel sekreterlik oluyor. Başvuru, aidat ve beyan onayı bu yapı üzerinden yürüyor.

İkincisi, bazı ürün grupları tek bir genel sekreterlik altında toplanmış durumda. O ürünü ihraç eden tüm firmalar, Türkiye'nin neresinde olursa olsun aynı yere kaydoluyor. Yani firmanızın bulunduğu il ile başvuracağınız genel sekreterliğin aynı olması gerekmiyor — belirleyici olan ürün grubu.

Birlikler ayrıca Türkiye İhracatçılar Meclisi (TİM) çatısı altında birleşiyor. TİM'e ayrıca üye olmuyorsunuz; birlik üyeliğiniz sizi bu yapının parçası yapıyor. Sektör ihracat rakamları ve ihracatçı ödülleri gibi çalışmalar bu üst yapı üzerinden yürütülüyor.

Beyanname başına nispi ödeme

Giriş ve yıllık aidatın yanında, her ihracat işleminde beyan değeri üzerinden hesaplanan bir kesinti söz konusu olabiliyor.

Bunun iki pratik sonucu var:

Maliyet hesabına girmeli. Sabit bir tutar değil, sevkiyat değerine bağlı bir oran olduğu için büyük sevkiyatlarda tutar da büyüyor. İhracat maliyet hesaplayıcısındaki "gümrük ve evrak masrafı" alanına bu kalemi de ekleyin; aksi hâlde fiyatınız olduğundan düşük çıkıyor.

Oran ve muafiyetler değişebiliyor. Bazı ürün gruplarında ve destek kapsamındaki işlemlerde farklı uygulamalar olabiliyor. Güncel durumu ilgili genel sekreterlikten teyit edin; bu rehberde oran vermiyoruz çünkü dönem içinde değişebilen bir kalem.

Üyelik ne kazandırıyor

Zorunluluk dışında, üyeliğin pratik faydaları da var ve yeni başlayan firmalar bunları genellikle kullanmıyor:

Pazar bilgisi ve ülke raporları. Birlikler üyeleri için sektör ve hedef pazar raporları hazırlıyor. Ücretsiz ve sektöre özgü.

Ticari heyet ve fuar organizasyonları. Birlik üzerinden katılım, bireysel katılıma göre hem daha ucuz hem de alıcı eşleştirme desteği içerebiliyor.

Alıcı talep bildirimleri. Yurt dışından gelen talepler birlikler üzerinden üyelere duyurulabiliyor.

Devlet desteklerine erişim. Bazı ihracat destek programlarında başvuru birlik üzerinden yürüyor.

Bu kanalların hangisinin size uyduğunu öğrenmenin en pratik yolu, üyelik sonrası bir kez arayıp sektör sorumlusuyla konuşmak. Çoğu firma bunu hiç yapmıyor.

Sık yapılan üç hata

Yanlış birliğe kaydolmak. Firmanın sektörüne göre kayıt yaptırıp, ihraç edilecek ürünün başka bir birliğe bağlı olduğunu beyan aşamasında fark etmek. Sevkiyat gününde çözülmesi gereken bir sorun hâline geliyor.

Tek üyelikle her ürünü ihraç edebileceğini varsaymak. Ürün grubu değişince yeni kayıt gerekiyor.

Üyeliği alıp bırakmak. Kayıt yapılıyor, sonra birliğin sunduğu hiçbir kanal kullanılmıyor. Aidat ödenip karşılığı alınmamış oluyor.

Üyelikten sonraki adım

Üyelik tamamlandığında prosedürün büyük kısmı bitmiş oluyor. Bundan sonrası işin kendisi.

Sıradaki soru "hangi ülkeye satacağım" ve bu soruyu veriyle cevaplamak gerekiyor. Kısıtlarınıza uygun aday pazarları görmek için hedef ülke seçim testini kullanabilir, yöntemin tamamını hedef pazar analizi nasıl yapılır rehberinde bulabilirsiniz.

Sürecin tamamına baştan bakmak isterseniz ihracata nasıl başlanır rehberi adımları sırayla anlatıyor; sevkiyat aşamasında hangi belgelerin düzenleneceği ise ihracat için gereken belgeler ve yetkiler rehberinde.

Ülke seçimi ve alıcı bulma adımını dışarıdan almak isterseniz Hedef Pazar ve Alıcı Listesi Raporu üç hedef ülke ve 50 gerçek alıcı firma veriyor.