İhracat için gereken belgeler ve yetkiler

"İhracat için hangi belgeler gerekiyor?" sorusuna verilen cevapların çoğu on beş kalemlik bir liste oluyor ve okuyan kişi işi olduğundan çok daha karmaşık sanıyor.

Karmaşıklık listede değil, listenin iki ayrı şeyi tek başlıkta topluyor olmasında.

Belgeler ikiye ayrılır

Bu ayrımı yaptığınızda liste kısalıyor. Birinci grup bir kereye mahsus ve çoğu firma için üç kalemden ibaret; ikinci grup rutin işleyiş.

Birinci grup: bir kez alınan yetki ve kayıtlar

Vergi mükellefiyeti

Şirket kaydınız ve vergi numaranız. Şahıs şirketi de dahil, vergi mükellefi her işletme ihracat yapabiliyor. İhracat için limited veya anonim şirket olma zorunluluğu bulunmuyor.

İhracatçı birliği üyeliği

İhracat beyannamesi ilgili birliğin onayı üzerinden kayda giriyor. Hangi birliğe üye olacağınızı ürünün GTİP kodu belirliyor, firmanızın sektörü değil. Süreç ve evraklar ihracatçı birliğine üyelik nasıl yapılır rehberinde.

Ürüne özgü izin ve belgeler

Burada önemli bir yanlış anlaşılma var: Türkiye'de genel bir ihracat lisansı yoktur. İhracat serbest; izin, kuralın kendisi değil istisnası.

Yalnızca kontrole tabi ürünlerde ayrıca izin aranıyor — silah ve mühimmat, çift kullanımlı malzeme, kültür varlıkları, uluslararası sözleşmelere konu maddeler ve bazı tarım ürünleri gibi. Sıradan bir sanayi veya gıda ürünü bu kapsamda değil.

Bunun dışında bir de hedef pazarın istediği belgeler var ve bunlar Türkiye'nin değil alıcı ülkenin şartı:

Bu belgeler ihracat yapmanızın önündeki yasal engel değil; hedef pazarın kapısı. Belgeniz yoksa ihracat yapamazsınız demiyoruz, o pazara giremezsiniz diyoruz. Hangi belgenin hangi pazarı açtığını hedef ülke seçim testinde görebilirsiniz — test belge durumunuza göre hangi pazarların elendiğini gösteriyor.

İkinci grup: her sevkiyatta düzenlenen belgeler

Ticari belgeler

Proforma fatura. Satıştan önce verilen teklif belgesi. Bağlayıcı bir fatura değil ama resmî gibi dolaşıyor: alıcı ithalat izni almak, bankasına akreditif açtırmak ve bazı ülkelerde gümrük ön beyanı yapmak için kullanıyor. Türkçe veya İngilizce hazırlayıp yazdırmak için proforma fatura oluşturucuyu kullanabilirsiniz.

Ticari fatura. Sevkiyat gerçekleştiğinde düzenlenen resmî fatura. Gümrük beyannamesinin dayanağı ve muhasebe kaydına giren belge. Proformayla içeriği büyük ölçüde örtüşüyor; bu yüzden proformayı doğru kurmak sonraki adımı kolaylaştırıyor.

Çeki listesi ve koli listesi. Sevkiyatın kaç kolide, hangi ölçülerde, ne ağırlıkta gittiğini gösteriyor. Gümrükte fiziki kontrol yapılırsa bu listeyle karşılaştırılıyor; tutmayan bir liste malın beklemesine yol açıyor. Koli ve konteyner hesabını konteyner yükleme hesaplayıcısıyla çıkarabilirsiniz.

Taşıma belgeleri

Taşıma moduna göre değişiyor ve nakliyeci düzenliyor:

Bu belgeler malın teslim alındığının kanıtı. Akreditifli işlemlerde banka ödemeyi bu belgenin akreditif şartlarına uygunluğuna bakarak yapıyor.

Menşe ve dolaşım belgeleri

Burada en sık karıştırılan iki belge var:

ATR dolaşım belgesi, Türkiye ile Avrupa Birliği arasındaki gümrük birliği kapsamındaki sanayi ürünlerinin serbest dolaşımını gösteriyor. Ürünün nerede üretildiğine değil, gümrük birliği içinde serbest dolaşımda olup olmadığına bakıyor.

EUR.1 dolaşım belgesi, serbest ticaret anlaşması olan ülkelerde ürünün menşeine dayalı tercihli tarifeden yararlanmayı sağlıyor. Burada belirleyici olan ürünün gerçekten Türkiye menşeli sayılıp sayılmadığı.

Menşe şahadetnamesi, ürünün hangi ülkede üretildiğini belgeliyor. Bazı ülkeler ithalatta bunu şart koşuyor; bazılarında yalnızca tercihli tarife için gerekiyor.

Ürüne özgü sevkiyat belgeleri

Bazı ürün gruplarında her sevkiyatta ayrıca düzenleniyor:

• Analiz ve muayene raporu — gıda, kimya ve tarım ürünlerinde
• Sağlık sertifikası — hayvansal ve bitkisel ürünlerde
• Bitki sağlık sertifikası — bitkisel ürünlerde
• Güvenlik bilgi formu — kimyasal ürünlerde, hedef pazarın dilinde
• Tehlikeli madde beyanı — ilgili taşıma rejimine tabi ürünlerde

Sektörünüze özgü belge yükümlülüklerini sektör sayfalarımızda ayrı ayrı yazdık.

Gümrük beyannamesi

Yukarıdaki belgeler hazır olduğunda gümrük beyannamesi düzenleniyor. Beyan, GTİP kodu üzerinden yapılıyor — kodun doğru olması bu yüzden kritik. Yanlış kod hem vergi farkı hem gümrükte bekleme demek; ayrıntısı GTİP kodu nedir, nasıl bulunur rehberinde.

Beyanı kendiniz de verebilirsiniz ama ilk sevkiyatlarda gümrük müşaviriyle çalışmak yaygın ve makul.

Belge ücretleri

Dolaşım belgeleri, menşe şahadetnamesi ve oda onayları için alınan ücretler dönem ve kuruma göre değişiyor. Bu rehberde rakam vermiyoruz; güncel tutarlar için ilgili ticaret odasına veya ihracatçı birliğine sorun. Eskimiş bir rakama göre maliyet kurmak, hiç bilmemekten daha yanıltıcı.

Belge maliyetlerini birim fiyatınıza yansıtmak için ihracat maliyet hesaplayıcısındaki "gümrük ve evrak masrafı" alanını kullanın.

Pratik kontrol listesi

Sevkiyat öncesi şu sıralamayla ilerleyin:

1. Alıcıdan hangi belgeleri istediğini yazılı alın.
2. Bir kez alınan yetkilerin (birlik üyeliği, ürün belgeleri) güncel olduğunu doğrulayın.
3. Ticari faturayı ve çeki listesini proformayla tutarlı düzenleyin.
4. Menşe veya dolaşım belgesi gerekiyorsa onay sürecini sevkiyattan önce başlatın.
5. Taşıma belgesini nakliyeciyle birlikte kontrol edin — özellikle akreditifli işlemde.
6. Beyannameyi doğru GTİP koduyla verin.

Akreditifli işlemlerde bu adımların sırası daha da kritik: banka malı değil belgeyi ödüyor, belgeler akreditif şartlarına uymuyorsa ödeme yapılmıyor. Ayrıntısı akreditif nedir, nasıl açılır yazısında.

Belgeler bittiğinde iş başlıyor

Bu listenin tamamı öğrenilebilir ve bir kez öğrenildiğinde rutine dönüyor. İhracatın zor kısmı burası değil.

Zor kısım, belgeleri düzenleyeceğiniz bir siparişin olması: hangi ülkeye satacağınızı bulmak ve orada gerçek bir alıcıya ulaşmak. Sürecin tamamına bakmak isterseniz ihracata nasıl başlanır rehberi adımları sırayla anlatıyor.

Alıcı bulma adımını dışarıdan almak isterseniz Hedef Pazar ve Alıcı Listesi Raporu üç hedef ülke ve o ülkelerden 50 gerçek alıcı firma veriyor; biçimini örnek rapor sayfasında görebilirsiniz.