Yurt dışı fuar desteği nasıl alınır?

Fuar desteği, ihracat destekleri içinde en çok bilineni. Buna rağmen bu başlıkta yaşanan hak kayıpları da en yüksek — ve sebebi çoğu zaman evrak değil, fuar seçiminin kendisi.

İki katılım biçimi

Fuara iki şekilde gidiliyor ve ikisinin başvuru usulü farklı.

Milli katılım. Fuara bir organizatör aracılığıyla, Türkiye standı çatısı altında katılıyorsunuz. Stand alanı, kurulum ve lojistik organizatör tarafından düzenleniyor; siz kendi bölümünüzü kullanıyorsunuz.

Avantajı: organizasyon yükü sizde değil, ilk kez fuara çıkan firmalar için düşük riskli giriş. Türkiye standı çatısı bazı pazarlarda tanınırlık sağlıyor.

Sınırı: stand konumu ve tasarımı üzerinde kontrolünüz sınırlı. Kendi kurumsal kimliğinizi öne çıkarmak istiyorsanız dar geliyor.

Bireysel katılım. Fuar alanını ve standı kendiniz ayarlıyorsunuz.

Avantajı: konum seçimi, stand tasarımı ve büyüklüğü size ait. Sektöründe iddialı ve düzenli fuara giden firmalar için doğru model.

Sınırı: organizasyon yükü tamamen sizde ve maliyet kalemleri dağınık.

Hangi modelin sizin için uygun olduğu deneyiminize bağlı: ilk fuarlarda milli katılım, oturmuş bir fuar programında bireysel katılım yaygın tercih.

En kritik kontrol: fuar listede mi?

Bu başlıktaki hak kayıplarının bir numaralı sebebi.

Desteğin geçerli olması için fuarın desteklenen fuarlar listesinde yer alması gerekiyor. Liste dönemsel olarak yayımlanıyor ve içeriği değişiyor: bir yıl kapsamda olan bir fuar, ertesi yıl kapsam dışı kalabiliyor.

Sonucu net: listede olmayan bir fuara katılırsanız, katılım gerçekleşse ve tüm evrakınız eksiksiz olsa bile destek alamıyorsunuz.

Fuar seçimi: destekten önce gelen karar

Fuar, ihracatta en pahalı satış faaliyetlerinden biri. Destek maliyeti düşürüyor ama sıfırlamıyor — ve düşürmediği kalemler çoğu zaman en büyükleri.

Fuar seçerken üç soru:

1. Ziyaretçi profili gerçekten alıcı mı? Bazı fuarlarda ziyaretçilerin önemli bölümü meslektaş, tedarikçi ve öğrenci. Fuar organizatöründen ziyaretçi profili verisi isteyin; ülke ve sektör kırılımına bakın.

2. Hedef pazarınızdaki alıcılar bu fuara geliyor mu? Fuarın büyüklüğü değil, sizin hedef ülkenizle bağlantısı önemli. Almanya'daki büyük bir fuar, hedefiniz Kuzey Afrika ise doğru fuar olmayabiliyor.

3. Sektörünüzde belirleyici fuar hangisi? Çoğu sektörde bir veya iki fuar "gidilmesi gereken" kabul ediliyor, geri kalanı ikincil. Alıcılarınıza hangi fuarlara gittiklerini sorun — en doğrudan cevap oradan geliyor.

Fuarın alternatiflerini ve ne zaman gerekmediğini fuara katılmadan ihracat yapmak yazımızda tartıştık.

Fuara hazırlıksız gitmek

Desteğin karşılamadığı en büyük maliyet burada: randevusuz gidilen bir fuar, pahalı bir tanışma turuna dönüşüyor.

Standda oturup ziyaretçi bekleyen firma ile, fuardan önce hedef alıcılarla randevu almış firma aynı fuardan çok farklı sonuçlarla dönüyor. İkincisinin farkı bütçe değil hazırlık.

Pratik hazırlık listesi:

• Hedef pazardaki alıcıları fuardan önce çıkarın ve iletişime geçin
• Fuar öncesi randevu talebi gönderin; katılımcı listesi genellikle önceden yayımlanıyor
• Fiyat ve teslim koşullarınızı önceden hazırlayın — standda "hesaplayıp döneriz" demek ivmeyi kırıyor
• Numune ve teknik dokümanı hedef pazarın diline hazırlayın
• Fuar sonrası takip planını fuardan önce kurun

Alıcı listesini nasıl çıkaracağınızı ithalatçı firma listesi nereden bulunur rehberinde anlattık. Fiyat hazırlığı için ihracat maliyet hesaplayıcısını, standda teklif verebilmek için proforma fatura oluşturucuyu kullanabilirsiniz.

Fuardan, fuara katılmadan yararlanmak

Bu bölüm destekle ilgili değil ama fuar kararınızı doğrudan etkiliyor ve neredeyse hiç yazılmıyor.

Bir fuarın katılımcı listesi genellikle herkese açık. Fuar organizatörü, hangi firmanın hangi salonda ve hangi standda olduğunu ziyaretçi bilgilendirmesi için yayımlıyor. Bu liste sizin için şu anlama geliyor:

Sektörünüzde faal, o pazarda görünür olmaya bütçe ayıran firmaların adresli listesi — ücretsiz.

Listedeki firmalar iki gruba ayrılıyor ve ikisi de işinize yarıyor:

İkinci grup özellikle değerli. Bir üretici fuarında yer alan makine alıcıları, bir gıda fuarında yer alan distribütör ve zincir marketler, bir yapı fuarında yer alan proje firmaları — hepsi listede adı, ülkesi ve çoğu zaman iletişim bilgisiyle duruyor.

Bu liste gümrük verisinin yerini tutmuyor: katılımcı listesi kimin fuara geldiğini gösteriyor, kimin ürününüzü fiilen ithal ettiğini değil. İkisi birlikte kullanıldığında ise güçlü bir eşleştirme çıkıyor — gümrük verisinden çıkan alıcı listesiyle fuar katılımcı listesini kesiştirin, kesişimde kalan firmalar hem sizin ürününüzü alıyor hem de o fuarda bulunacak. Randevu isteyeceğiniz firmalar öncelikle bunlar.

Gümrük verisinden alıcı çıkarma yöntemi gümrük verisiyle alıcı bulma rehberinde.

Başvuru sırası

Fuar desteğinde de sıra belirleyici:

1. Fuar seçimi ve liste kontrolü
2. Katılım kararı ve ön kayıt / başvuru
3. Harcamalar (stand, nakliye, kurulum)
4. Fuara katılım
5. Belgelerin toplanması
6. Süresi içinde başvuru

İkinci adımın harcamalardan önce gelmesi gerekiyor. Fuar yeri rezervasyonu erken yapıldığı için firmalar bu sırayı sıklıkla bozuyor: yeri kapatıyor, ödemeyi yapıyor, sonra destek sürecine bakıyor.

Toplanması gereken belgeler ve dosya düzeni destek başvurusu ve belge düzeni rehberinde. Fuar katılım belgesi, stand faturası ve nakliye evrakının dosyada bulunması gerekiyor.

Fuar sonrası: desteğin ölçülmediği yer

Destek başvurusu fuar bittiğinde tamamlanıyor ama fuarın getirisi orada başlıyor.

Fuarda toplanan kartvizitlerin çoğu takip edilmediği için değersizleşiyor. Pratik bir kural: fuar bitiminden itibaren ilk hafta içinde her temasa yazılı dönüş yapın. İki hafta sonra gönderilen bir e-posta, karşı tarafın sizi hatırlamadığı bir e-postadır.

Dönüşte üç grup ayırın:

Bu ayrımı yapmadan hepsine aynı e-postayı gönderen firmalar, birinci gruptaki gerçek fırsatı kaçırıyor.

Fuar bir kanal, tek kanal değil

Son bir nokta. Fuar desteği, fuarı ihracatın merkezine koyan bir anlayışı besliyor: "destek var, gidelim."

Oysa fuar birkaç satış kanalından biri ve maliyeti en yüksek olanı. Gümrük verisiyle alıcı bulmak, doğrudan temas kurmak ve mevcut alıcıyı büyütmek çoğu firmada daha düşük maliyetle sonuç veriyor. Yöntemlerin karşılaştırması gümrük verisiyle alıcı bulma rehberinde.

Fuara gitmeden önce kimi arayacağınızı bilmek, fuardan dönerken elinizde ne olacağını belirliyor. Hedef ülkeleri ve o ülkelerdeki gerçek alıcıları gümrük verisiyle çıkardığımız Hedef Pazar ve Alıcı Listesi Raporu fuar hazırlığının da temeli olabiliyor. Destek başlıklarının tamamı için ihracat teşvikleri nelerdir, belgelendirme tarafı için pazara giriş belgeleri ve sertifikasyon desteği rehberine bakabilirsiniz.