Ticari fatura ve çeki listesi nasıl düzenlenir?

İhracat evrakları içinde en çok "zaten biliyoruz" denilen iki belge bunlar. Buna rağmen gümrükteki aksamaların ve akreditif uyuşmazlıklarının önemli bölümü yine bu iki belgeden çıkıyor.

Sebebi belgelerin zor olması değil. Tek başına doğru olmaları yetmiyor; birbirleriyle ve diğer belgelerle birebir tutmaları gerekiyor.

Tutarlılık zinciri

Bir sevkiyatta aynı bilgi en az beş yerde tekrarlanıyor:

Proforma fatura
      ↓
Ticari fatura
      ↓
Çeki listesi
      ↓
Taşıma belgesi (konşimento / CMR / AWB)
      ↓
Dolaşım veya menşe belgesi
      ↓
Gümrük beyannamesi

Bu zincirin herhangi bir halkasında ürün tanımı, miktar, ağırlık veya GTİP farklı yazılırsa sorun çıkıyor. Akreditifli çalışıyorsanız sorun doğrudan ödemeye dokunuyor: banka belgeleri akreditif metniyle karşılaştırıyor ve uyuşmazlık bulduğunda ödeme banka taahhüdünden çıkıp alıcının onayına bağlanıyor. Bu mekanizmanın ayrıntısı akreditif nedir, nasıl açılır rehberinde.

Ticari faturada bulunması gerekenler

Taraflar ve belge bilgileri

• Satıcı unvanı, adresi, vergi numarası ve iletişim bilgileri
• Alıcı unvanı ve adresi — birebir doğru
• Varsa gönderilen taraf (consignee) ayrıca yazılır
• Fatura numarası ve tarihi
• Varsa sipariş veya proforma referansı
• Akreditifli işlemde akreditif numarası

Alıcı unvanındaki tek harflik fark bile akreditifli işlemde uyuşmazlık sebebi. Unvanı alıcının kendi yazdığı biçimde alın; tahmin etmeyin, düzeltmeyin.

Ürün bilgileri

• Ürün tanımı — teknik ve açık
• GTİP kodu
• Miktar ve birim
• Birim fiyat ve toplam
• Para birimi

Ürün tanımı iki şeyi aynı anda karşılamak zorunda: gümrüğün ürünü tanıyabilmesi ve GTİP koduyla tutarlı olması. Pazarlama dili burada işe yaramıyor — "premium seri dış cephe çözümü" değil, ürünün ne olduğunu söyleyen bir tanım gerekiyor.

GTİP kodunuzu doğrulamak için GTİP kodu arama aracını kullanabilir, kodun nasıl teyit edileceğini GTİP kodu nedir, nasıl bulunur rehberinde okuyabilirsiniz. Kod yalnızca bir sınıflandırma değil; alıcının ülkesinde ödeyeceği vergiyi belirlediği için ticari sonucu olan bir alan.

Ticari koşullar

• Teslim şekli, yeri ve sürümü — "FCA Gebze, Incoterms 2020" biçiminde
• Ödeme koşulu
• Menşe ülke
• Taşıma modu ve varsa sevkiyat bilgileri
• Brüt ve net ağırlık, koli adedi, ambalaj tipi

Teslim şeklinin yalnızca kısaltmasını yazmak eksik. Hangi noktaya kadar masrafın size ait olduğu yer adıyla belirleniyor; sürüm numarası da uyuşmazlıkta belirleyici. Kuralların tamamı ve konteynerli yüklemede hangisinin seçilmesi gerektiği Incoterms 2020 nedir, hangisini seçmeli rehberinde.

Çeki listesi ve ambalaj listesi

Çeki listesi sevkiyatın fiziksel tarifi. İçeriği:

İki yerde işe yarıyor. Gümrükte: fiziki kontrol yapılırsa listeyle karşılaştırma yapılıyor. Alıcının deposunda: boşaltma ve yerleştirme planı buna göre kuruluyor, kısmi teslimlerde hangi kolinin nerede olduğu belli oluyor.

Listeyi çıkarırken kutu ve palet düzenini konteyner yükleme hesaplayıcısıyla planlarsanız iki iş birden görüyorsunuz: hem yükleme planı hem çeki listesinin sayısal temeli aynı hesaptan çıkıyor. Planlamanın mantığı konteyner seçimi ve yükleme planlaması rehberinde.

Net, brüt ve dara

Basit görünen ama sık karıştırılan üçlü:

Net ağırlık   : malın kendi ağırlığı
Dara          : ambalaj + palet + koruma malzemesi
Brüt ağırlık  : net + dara

Neden önemli:

• Navlun genellikle brüt ağırlık üzerinden hesaplanıyor. Parsiyel yüklemede ise hacimle karşılaştırılıp büyük olan alınıyor — hesabın mantığı navlun nasıl hesaplanır rehberinde.
• Gümrük beyanında net ağırlık ayrıca isteniyor ve GTİP bazında istatistiğe giriyor.
• Alıcının ithalat vergisi bazı ürünlerde ağırlık üzerinden hesaplanıyor; yanlış beyan alıcıya fazladan vergi çıkarıyor.

Palet ağırlığını darada göstermeyi unutmayın. Ahşap paletin ağırlığı küçük bir kalem gibi görünüyor ama konteyner dolusu sevkiyatta toplamı büyüyor ve beyanla tartı arasındaki farkı açıklayamamak kontrole yol açıyor.

Fatura kıymeti ile gümrük kıymeti aynı şey değil

Az konuşulan ama alıcıyla aranızda tartışma çıkaran bir konu.

Faturanıza yazdığınız tutar, sizin sattığınız teslim şekline göre oluşuyor. EXW faturasındaki rakam fabrika çıkışı, CIF faturasındaki rakam ise navlun ve sigorta dahil.

Alıcının ülkesinde ithalat vergisi hesaplanırken kullanılan gümrük kıymeti ise çoğu ülkede malın varış noktasına kadarki bedelini esas alıyor — yani navlun ve sigorta bu değere dahil ediliyor.

Pratik sonucu şu: EXW veya FCA fatura kestiğinizde alıcı vergiyi faturanızdaki tutar üzerinden ödemiyor. Navlun ve sigortayı kendisi ekleyip beyan ediyor. Bu yüzden "faturayı düşük keselim, alıcı az vergi ödesin" pazarlığı hem işe yaramıyor hem de her iki taraf için yanlış beyan riski doğuruyor.

Alıcı fiyat karşılaştırması yaparken de bu fark devreye giriyor: sizin FOB fiyatınızla rakibin CIF fiyatını yan yana koyduğunda tablo yanıltıcı çıkıyor. Teslim şeklinin fiyata etkisini ihracat fiyatı nasıl hesaplanır rehberinde adım adım gösterdik.

En sık yapılan altı hata

1. Ürün tanımının belgeden belgeye değişmesi. Faturada bir, çeki listesinde başka, dolaşım belgesinde bir başka tanım. En yaygın uyuşmazlık sebebi.

2. Teslim şeklinin yersiz yazılması. "FOB" tek başına eksik; yer adı ve sürüm gerekiyor.

3. Net ile brütün karıştırılması. Özellikle paletli sevkiyatlarda.

4. GTİP kodunun tahminle yazılması. Kod ürünle tutmuyorsa gümrükte sınıflandırma farkı çıkıyor ve alıcı beklenmedik vergi ödüyor.

5. Alıcı unvanının "düzeltilmesi". İyi niyetli bir düzeltme akreditifte uyuşmazlık üretiyor.

6. Menşe ülkesinin atlanması. Birçok ülkede zorunlu alan; eksikse beyan tamamlanmıyor.

Fatura, beyanname ve dolaşım belgesi birlikte çalışır

Ticari fatura tek başına bir belge değil, bir sistemin merkezi. Gümrük beyannamesi faturaya dayanıyor; dolaşım belgesindeki ürün tanımı ve miktar faturayla karşılaştırılıyor; taşıma belgesindeki koli adedi ve ağırlık çeki listesiyle tutmak zorunda.

Bu yüzden belgeleri sırayla değil, birlikte hazırlayın. Hangi belgenin hangi aşamada devreye girdiğini gümrük beyannamesi ve ihracat süreci rehberinde, hangi menşe veya dolaşım belgesinin gerektiğini ise menşe ve dolaşım belgeleri rehberinde bulacaksınız.

Zincirin başındaki proformayı doğru kurmak, sonraki tüm belgeleri kolaylaştırıyor; yöntemi proforma fatura nasıl hazırlanır rehberinde anlattık. Belgeyi doğrudan üretmek için proforma fatura oluşturucuyu kullanabilirsiniz — Türkçe ve İngilizce çıktı veriyor ve teslim şekli ile yerini ayrı alan olarak istiyor.

Evrak düzeni bir kez kurulur

Bu rehberdeki her şey, bir defa doğru kurulduğunda rutine dönüşen işler. İlk birkaç sevkiyatta zaman alıyor, sonra şablona biniyor.

Asıl zorluk burada değil. Belge düzenini kusursuz kuran ama kime satacağını bilmeyen bir firma, hazırladığı faturayı kimseye kesemiyor. Hangi ülkenin ürününüzü fiilen ithal ettiğini ve o ülkede kimin satın aldığını gümrük verisiyle çıkardığımız Hedef Pazar ve Alıcı Listesi Raporu, bu sorunun cevabını 10 iş gününde veriyor.